We starten met OpenGrip: van Overzicht naar blijvende grip

Wie bij een gemeente, provincie of waterschap werkt, kent het: informatie staat op netwerkschijven, in SharePoint, in zaaksystemen en in mailboxen. Voor een Woo-verzoek, een vernietigingsronde of een verantwoording moet je weten wat je hebt, waar het staat en wat ermee moet gebeuren. In de praktijk kost dat veel zoekwerk, en na een grote opschoning loopt het vaak weer langzaam uit de hand.

Daarom zijn we bij Bronwijs begonnen met de ontwikkeling van OpenGrip. We geloven dat publieke organisaties hun informatiehuishouding niet alleen eenmalig op orde kunnen brengen, maar ook op orde kunnen houden. Dat lukt niet met nog een systeem naast de bestaande systemen, en ook niet met een opruimactie die over een paar jaar opnieuw nodig is. Het vraagt om samenhang en regie over de informatie, waar die ook staat.

Informatie mag verspreid blijven staan, zolang de organisatie de samenhang en regie erover beheerst.

Vier samenhangende onderdelen

OpenGrip bestaat uit vier onderdelen die op elkaar aansluiten. Samen vormen ze wat wij de regiecyclus noemen.

Overzicht: vinden. Informatie vinden en raadplegen over bronnen heen. Zien wat aanwezig is, waar het staat en welke gegevens en relaties beschikbaar zijn.
Inzicht: begrijpen. Informatie onderzoeken op kwaliteit en risico’s, op basis van expliciete afspraken. Begrijpen welke uitkomsten aandacht vragen en waarop die zijn gebaseerd.
Regie: besluiten en handelen. Een informatievraagstuk behandelen, een bevoegde keuze vastleggen en de toegestane maatregel gecontroleerd uitvoeren en het resultaat verifiëren in de bron.
Bewaking: bewaken. Terugkerende controles inrichten, veranderingen volgen en zorgen dat aandachtspunten en afgesproken verbeteringen structureel worden opgevolgd.

De regiecyclus

De vier onderdelen volgen de manier waarop je in de praktijk met een informatievraagstuk omgaat. Eerst vind je wat er is. Dan begrijp je waar het misgaat. Daarna besluit je wat er moet gebeuren, en handel je daarnaar. Tot slot bewaak je of de verbetering behouden blijft.

Het is geen verplicht stappenplan. Niet ieder vraagstuk doorloopt alle stappen, en Bewaking kan opnieuw aanleiding geven om iets te onderzoeken of te beoordelen. Zo wordt een eenmalige opschoning een startpunt voor blijvende grip, in plaats van een project dat telkens opnieuw begint.

Verantwoorden is geen aparte stap. Herkomst, beoordeling, besluit, uitvoering en resultaat worden onderweg vastgelegd. En in elke stap geldt hetzelfde: regels en AI kunnen signaleren en adviseren, maar mensen nemen de besluiten.

Waarom we beginnen met Overzicht

Vinden en beoordelen zijn verschillende handelingen. Voordat je iets over de kwaliteit van informatie kunt zeggen, of kunt besluiten wat ermee moet gebeuren, moet je weten wat er is. Daarom ontwikkelen we Overzicht als eerste, als zelfstandig bruikbare component. Je hebt Inzicht, Regie of Bewaking niet nodig om er waarde uit te halen.

Met Overzicht willen we het mogelijk maken om:

met één zoekvraag te zoeken over de aangesloten bronnen heen, op tekst en metadata;
een informatieobject te raadplegen, met een verwijzing naar de plek in de bron;
te zien waar iets vandaan komt en hoe het samenhangt met een dossier of zaak;
te zien welke bronnen zijn verwerkt, wanneer, en wat ontbreekt;
resultaten te selecteren, te clusteren en als lijst te bewaren of te exporteren.

Overzicht leest de bronnen en wijzigt er niets in. Het geeft ook geen oordeel over kwaliteit of risico; dat hoort bij Inzicht en Regie.

Waar we voor staan

Bron blijft bron. De inhoud blijft in de oorspronkelijke systemen staan. Overzicht werkt met de verwijzingen en metadata die nodig zijn om informatie vindbaar te maken en wordt geen tweede archief. Je hoeft niet eerst systemen te vervangen of informatie te migreren.
Toegangsrechten in de bron zijn leidend. Overzicht wordt ontworpen vanuit het uitgangspunt dat de toegangsrechten in de bron bepalen welke informatie een gebruiker mag vinden en raadplegen. Tijdens de ontwikkeling toetsen we per koppeling hoe dit veilig wordt toegepast op resultaten, filters, tellingen, lijsten, exports en de API.
Volgens de principes van Common Ground. We ontwerpen Overzicht als een zelfstandig, modulair component dat via open standaarden en API’s aansluit op bestaande systemen. Ook Inzicht, Regie en Bewaking ontwerpen we volgens die principes.
Open ontwikkelen. We ontwikkelen Overzicht met open standaarden en een open API. Het is ons doel om Overzicht als open source beschikbaar te stellen. De licentievorm en het publicatiemoment werken we tijdens de ontwikkeling verder uit.

Waar we nu staan

Er is een prototype van Overzicht, dat we begeleid laten zien. Overzicht is nog niet beschikbaar voor gebruik en er is nog geen releasedatum. Welke bronnen we als eerste aansluiten en welke zoektaken het meeste opleveren, willen we bepalen samen met organisaties die met ons meebouwen.

Daarom zoeken we co-creatiepartners: publieke organisaties en informatieprofessionals die hun vraagstukken en praktijk willen inbrengen. Herken je je in dit verhaal? Lees meer over samenwerken aan Overzicht of neem contact met ons op.